50224530

ความจำเป็นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ 1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน ระบบเดิมไม่สามารถให้ข้อมูลหรือทำงานได้ตามต้องการ มีการดำเนินงานหลายขึ้นตอน ยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาจัดทำข้อมูลสรุปสำหรับการติดตามการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์การ จึงจำเป็นต้องพัฒนาหรือปรับปรุงระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ขั้นตอนการปฏิบัติงานภายในและกระบวนการบริหารมีประสิทธิภาพมากขึ้น 2. การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี เทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในระบบสารสนเทศปัจจุบันล้าสมัย ค่าช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบมีราคาสูง จึงต้องรับเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาประยุกต์ใช้ซึ่งทำให้มีการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานที่มีอยู่เดิม 3. การปรับองค์การและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน - ระบบที่ใช้งานอยู่ปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อน ขนาดเอกสารอ้างอิงหรือเอกสารที่มีอยู่ไม่ได้มารตรฐาน ทำให้การปรับปรุงหรือแก้ไขทำได้ยาก - ความต้องการปรับองค์การให้เหมาะสมเพื่อสามารตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ - ระบบปัจจุบันไม่สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้ การพัฒนาระบบประกอบด้วย 1) กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และขั้นตอนการดำเนินธุรกิจขององค์การ - การปรับปรุงคุณภาพ - การติดตามความล้มเหลวจากการดำเนินงาน - การปรับค่าตอบแทนของพนักงานโดยใช้การปรับปรุงคุณภาพเป็นดัชนี - การค้นหาและแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงของความล้มเหลว 2) บุคลากร (People) 3) วิธีการและเทคนิค (Methodology and Technique) การเลือกใช้วิธีการและเทคนิคที่เหมาะสมกับลักษณะของระบบเป็นสิ่งสำคัญ 4) เทคโนโลยี (Technology) เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจึงต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบในการเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้มีความเหมาะสมกับลักษณะขอบเขตของระบบสารสนเทศและงบประมาณที่กำหนด 5) งบประมาณ (Budget) 6) ข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์การ (Infrastructure) 7) การบริหารโครงการ (Project Management)   ทีมงานพัฒนาระบบ การพัฒนา IT เกี่ยวข้องกับบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบกระบวนการพัฒนาระบบหลายกลุ่ม โดยทั่วไปจะมีการทำงานเป็นทีมที่ต้องอาศัยความรู้ ประสบการณ์ และทักษะจากกลุ่มบุคคล 1) คณะกรรมการ (Steering Committee) 2) ผู้บริหารโครงการ (Project Manager) 3) ผู้บริหารหน่วยงานด้านสารสนเทศ (MIS Manager) 4) นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst) ควรมีทักษะในด้านต่างๆ คือ - ทักษะด้านเทคนิค - ทักษะด้านการวิเคราะห์ - ทักษะดานการบริหารจัดการ - ทักษะด้านการติดต่อสื่อสาร 5) ผู้ชำนาญการทางด้านเทคนิค - ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) - โปรแกรมเมอร์ (Programmer) 6) ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป (User and Manager)   หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ 1) คำนึงถึงเจ้าของและผู้ใช้ระบบ 2) เข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด ซึ่งมีแนวทางการแก้ปัญหาที่เป็นระบบมีขั้นตอนดังนี้ - ศึกษาทำความเข้าใจในปัญหาที่เกิดขึ้น - รวบรวมและกำหนดความต้องการ - หาวิธีการแก้ปัญหาหลายๆ วิธีและเลือกวิธีที่ดีที่สุด - ออกแบบและทำการแก้ปัญหาตามวิธีที่เลือก - สังเกตและประเมินผลกระทบจากวิธีแก้ปัญหาที่นำมาใช้ และปรับปรุงวิธีการให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด 3) กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการพัฒนาระบบ 4) กำหนดมาตรฐานในการพัฒนาระบบ 5) ตระหนักว่าการพัฒนาระบบเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง 6) เตรียมความพร้อมหากจะต้องยกเลิกหรือทบทวนระบบสารสนเทศที่กำลังพัฒนา 7) แตกระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาออกเป็นระบบย่อย 8) ออกแบบระบบให้สามารถรองรับต่อการขยายหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคต   ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ - การกำหนดและเลือกโครงการ (System Identification and Selection) - การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (System Initiation and Planning) - การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) - การออกแบบระบบ (System Design) - การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation) - การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)   การพัฒนาระบบมีรูปแบบต่างๆ 1. การพัฒนาระบบแบบน้ำตก (Waterfall Model) แต่ละขั้นตอนของการพัฒนาระบบจะเริ่มได้ก็ต่อเมื่อได้ทำขั้นตอนก่อนหน้านี้เสร็จเรียบร้อยและจะไม่ย้อนกลับไปทำขั้นตอนก่อนหน้านี้อีก 2. การพัฒนาระบบแบบน้ำตกที่ย้อนกลับขั้นตอนได้ (Adapted Waterfall ) เป็นรูปแบบการพัฒนาที่หากดำเนินการในขั้นตอนใดอยู่สามารถย้อนกลับไปขั้นตอนก่อนหน้านี้ได้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือเพื่อต้องการความชัดเจน 3. การพัฒนาระบบอย่างรวดเร็ว (Rapid Application Development) เป็นรูปแบบการพัฒนาที่มีการทำซ้ำบางขั้นตอนจนกว่าขั้นตอนต่างๆ ของระบบที่สร้างจะได้รับการยอมรับ 4. การพัฒนาระบบในรูปแบบขดลวด (Evolutionary Model SDLC) เป็นการพัฒนาระบบแบบวนรอบเพื่อให้การพัฒนาระบบมีความรวดเร็วโดยการพัฒนาระบบจะเริ่มจากแกนกลาง ในรอบแรกของการพัฒนาจะได้ ระบบรุ่น(Version) แรกออกมาและจะปรับปรุงให้ดีขึ้นในรุ่นที่สอง และดำเนินการแบบนี้ไปเรื่อยๆจนกว่าจะได้รุ่นที่สมบูรณ์   วงจรการพัฒนาระบบ Phase 1 การกำหนดและเลือกสรรโครงการ (System Identification and Selection) ผลของการพิจารณาของคณะกรรมการอาจเป็นไปได้ดังนี้ - อนุมัติโครงการ - ชะลอโครงการ - ทบทวนโครงการ - ไม่อนุมัติโครงการ   Phase 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (System Initiation and Planning) จะเริ่มจัดทำโครงการ โดยจัดตั้งทีมงานพร้อมทั้งกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ - การศึกษาความเป็นไปได้ - การพิจารณาผลประโยชน์หรือผลตอบแทนที่จะได้รับจากโครงการ - การพิจารณาค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนของโครงการ - การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการพัฒนาระบบสารสนเทศ   Phase 3 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) ในขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการเก็บข้อมูล - Fact-Finding Technique - Joint Application Design (JAD) - การสร้างต้นแบบ   Phase 4 การออกแบบระบบ (System Design) การออกแบบแบ่งเป็น 2 ส่วน - การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design) - การออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)   Phase 5 การดำเนินการระบบ (System Implementation) ซึ่งจะครอบคลุมกิจกรรมดังต่อไปนี้ - จัดซื้อหรือจัดหาฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Solfware) - เขียนโปรแกรมโดยโปรแกรมเมอร์ (Coding) - ทำการทดสอบ (Testing) - การจัดทำเอกสารระบบ (Documentation) - การถ่ายโอนระบบงาน (System Conversion) - ฝึกอบรมผู้ใช้ระบบ (Training) Phase 6 การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance) เป็นขั้นตอนการดูและระบบเพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพในการทำงานโดยบุคลากรทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมีหน้าที่ในส่วนนี้ การบำรุงรักษาระบบแบ่งได้ 4 ประเภท - Corrective Maintenance เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบ - Adaptive Maintenance เพื่อให้ระบบสามารถรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้น - Perfective Maintenance เพื่อบำรุงรักษาระบบให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ - Preventive Maintenance เพื่อบำรุงรักษาระบบป้องกันข้อผิดพลาดที่จะเกิด   วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ 1) การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม (Traditional SDLC Methodology) เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรการพัฒนาระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน วิธีนี้เป็นวิธีเก่าแก่ที่สุดและนิยมเรียกย่อๆ ว่า SDLC 2) การสร้างต้นแบบ (Prototyping) เป็นการสร้างระบบต้นแบบขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากผู้ใช้จะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพของระบบที่จะพัฒนาได้ชัดเจนขึ้น การพัฒนาระบบโดยใช้ตนแบบแบงออกเป็น 4 ขั้นตอน ขั้นที่ 1 : ระบุความต้องการเบื้องต้นของผู้ใช้ ขั้นที่ 2 : พัฒนาต้นแบบเริ่มแรก ขั้นที่ 3 : นำต้นแบบมาใช้ ขั้นที่ 4 : ปรับปรุงแก้ไขต้นแบบ 3) การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End-user Development) 4) การใช้บริการจากแหล่งภายนอก (Outsourcing) เนื่องจากองค์การไม่มีบุคลากรที่มีทักษะความชำนาญ การจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกที่มีความชำนาญด้านนี้มาทำการพัฒนาระบบให้ ซึ่งการทำสัญญาจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานของฝ่ายคอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า IT Outsourcing ในที่นี้จะเรียกสั้นๆ ว่า Outsourcing 5) การใช้ซอฟแวร์สำเร็จรูปประยุกต์ (Application Software Package) เป็นทางเลือกหนึ่งในการพัฒนา เช่น ระบบงานเงินเดือน ระบบบัญชีลูกหนี้ หรือระบบควบคุมสินค้าคลคลัง หากซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสามารถสนองต่อความต้องการระบบงานขององค์การได้ องค์การก้ไม่จำเป็นต้องพัฒนาขึ้นเอง เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปได้รับการออกแบบและผ่านการทดสอบแล้ว จึงช่วยลดค่าใช่จ่ายและเวลาในการพัฒนาระบบใหม่และยังช่วยให้การทดสอบ การติดตั้ง และการบำรุงรักษาระบบเป็นไปได้ง่ายขึ้น   การพัฒนาระบบแบบออบเจ็กต์ (Object-Oriented Methodology) ประกอบด้วยกลุ่มของวัตถุ (Class of Objects) ซึ่งทำงานร่วมกัน มีการจัดกลุ่มของข้อมูลและพฤติกรรมหรือฟังก์ชันที่กระทำกับข้อมูลนั้นเป็นกลุ่มๆ ในรูปของออบเจ็กต์ เนื่องจากออบเจ็กต์มีคุณสมบัติในการนำกลับมาใช้ใหม่ได้ (Reusability) การพัฒนาโปรแกรมแบบออบเจ็กต์จึงใช้เวลาในการพัฒนาน้อยกว่าวิธีอื่น   การพัฒนาระบบงานประยุกต์แบบรวดเร็ว (Rapid Application Development) เป็นขั้นตอนในการพัฒนาระบบที่ใช้ระยะเวลาในการพัฒนารวดเร็วกว่าและคุณภาพดีกว่าวิธีพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม โดยมีการนำเครื่องมือซอฟต์แวร์มาช่วยในการพัฒนาระบบซึ่งมีขั้นตอนในการพัฒนาระบบอยู่ 4 ขั้นตอนคือ 1) การกำหนดความต้องการ 2) การออกแบบโดยผู้ใช้ 3) การสร้างระบบ 4) การเปลี่ยนระบบหรือใช้ระบบ   ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ 1) การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร 2) การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน 3) ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ 4) การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสม 5) การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ (Enterprise Resource Planning: ERP) เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ   วิวัฒนาการของระบบ ERP ประมาณช่วงต้นทศวรรษที่ 1960 วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ หรือ MRP (Material Requirements Planning) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการและจำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และนำมาช่วยด้านบริหารการผลิต ซึ่งระบบ MRP ได้รับการยอมรับว่าสามารช่วยลดระดับวัสดุคงคลังลงได้ ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก และช่วยให้การวางแผนและการสั่งซื้อวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ต่อมาในช่วงทศวรรษที่ 1980 ระบบการผลิตมีความซับซ้อนมากขึ้นจึงมีการขยายขอบเขตระบบ MRP จากเดิมโดยรวมเอาการวางแผนและการบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ เข้ามาในระบบด้วยและเรียกว่าระบบ MRP II (Manufacturing Resource Planning) อย่างไรก็ตามระบบ MRP II สนับสนุนการดำเนินงานในส่วนของการผลิต ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้ จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมงานหลักทุกอย่างในองค์การจึงเป็นที่มาของระบบ ERP   กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ทั้งหมดในองค์การไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงินและการบัญชี กระบวนการขายและการตลาด กระบวนการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และอื่น เพื่อให้กระบวนการทำงานต่างๆ นั้นเป็นไปอย่างอัตโนมัติ รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน และสามารถลดต้นทุนทั้งระบบได้ ข้อมูลจากกระบวนการหรือส่วนต่างๆ ขององค์การจะถูกจัดเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางซึ่งระบบงานอื่นๆ สามารถใช้งานข้อมูลร่วมกันได้ และยังช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานที่ทันสมัย เพื่อใช้ในการบริหารและกำหนดกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และรวดเร็วทันเหตุการณ์   ประโยชน์และความท้าทายของระบบ ERP - กระบวนการบริหาร ช่วยให้กระบวนการธุรกิจเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ยังสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรงและเป็นปัจจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทาการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงานและตรวจสอบสถานการณ์ดำเนินงานโดยรวมขององค์การ และสามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้อย่างทันท้วงที่และมีประสิทธิภาพมาขึ้น - เทคโนโลยีพื้นฐาน ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ - กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว การบูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานการทำงานได้ทั่วทั้งองค์การทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว   ความท้าท้าย การนำเอาระบบ ERP การติดตั้งและใช้งาน (Implementation) เพื่อเป็นระบบสารสนเทศหลักขององค์การเป็นเรื่องที่ยาก ต้องใช้เวลาและเงินลงทุนสูงมาก บางครั้งองค์การอาจต้องปรับซอฟแวร์ ERP (Customization) เพื่อให้เข้ากับรูปแบบการทำงานขององค์การ รวมถึงต้องใช้ความพยายามในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ 1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ 2. การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ละค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง 3. ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟแวร์   ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ 1. การศึกษาและวางแนวคิด พิจารณาว่า - การศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององค์การว่ามีความจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้หรือไม่ อย่างไร - การศึกษาและทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ (Business Scenario) - ปัญหาขององค์การและสภาพแวดล้อมภายนอกที่มีอยู่ในปัจจุบันและจากสภาพปัจจุบัน - พิจารณาถึงในอนาคตว่าต้องการให้องค์การมีสภาพเป็นอย่างไร - สร้างจิตสำนึกในความต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงนี้ให้บุคลากรทุกระดับ - ตั้งกลุ่มผู้รับผิดชอบ - ขออนุมัติจากผู้บริหารเพื่อให้นำ ERP มาใช้ เมื่อผู้บริหารอนุมัติก็จะเริ่มต้นวางแผนต่อไป 2. การวางแผนนำระบบมาใช้ - เริ่มดำเนินการหลังจากผู้บริหารอนุมัติ - ตั้งคณะกรรมการขึ้นมา 1 ชุด 3. การพัฒนาระบบ - จัดทำแผนโครงการพัฒนาโดยละเอียด - กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลาและเป้าหมาย - สำรวจระบบงานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร - สรุปความต้องการจากส่วนงานต่างๆ ขององค์การว่าความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง - ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ERP จากหลายแหล่ง - หากคณะทำงานคิดว่าไม่มีความรู้ความสามารถเพียงพอก็อาจจ้างที่ปรึกษามาช่วย 4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ - ฝึกอบรมและไห้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ - ส่งเสริมให้บุคลากรมีความชำนาญในการใช้ระบบ - ขยายขีดความสามารถและเพิ่มประสิทธิภาพของระบบเมื่อความต้องการเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน   โครงสร้างของซอฟแวร์ ERP 1. ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) ได้แก่โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ ซึ่งแต่ละโมดูลนอกจากจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้ 2. ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database) ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้ 3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนสนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การลงทะเบียน และกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน 4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนสนับสนุนการพัฒนาหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ   ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP 1. การพิจารณาว่าจะใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือไม่ - หากมี ERP มาตรฐานในตลาดรองรับก็ไม่จำเป็นต้องพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นเอง - การเลือกใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพราะการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองนั้นจะมีค่าใช้จ่ายในการพัฒนาและบำรุงรักษาสูง ควบคุมงบประมาณค่อนข้างยาก 2. ฟังก์ชันของ ERP สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการ ในการนำมาใช้งานขององค์การ - ฟังก์ชันของระบบ ERP ที่เลือกจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการในการนำมาใช้ - องค์การสามารถเลือกชมการสาธิตหรือทดสอบความสามารถในการทำงานตามหน้าที่ต่างๆ ของซอฟต์แวร์ก่อน 3. ความยืดหยุ่นในการปรับแก้ซอฟต์แวร์ - ระบบ ERP จะต้องมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับแต่งได้เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์การ - การปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขควรจะสามารถทำได้ง่ายอย่างมีประสิทธิภาพและเมื่อแก้ไขแล้วควรสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ในรุ่น (Version) ใหม่ด้วย - การปรับซอฟต์แวร์ที่มากเกินไปจะทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลาเพิ่มขึ้น 4. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP - ซอฟต์แวร์ ERP แต่ละตัวมีจุดเด่นและค่าใช้จ่ายในการลงทุนไม่เท่ากัน องค์การควรคำนึงถึงความเหมาะสมและเปรียบเทียบผลประโยชน์ที่ได้รับกับต้นทุนทั้งหมดทั้งที่เป็นต้นทุนระยะสั้น และระยะยาว 5. การบำรุงรักษาระบบ - สร้างบุคลากรเพ่อทำหน้าที่ในการดูแลบำรุงรักษาระบบให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ - ในกรณีบุคลากรขององค์การไม่สามารถบำรุงรักษาระบบได้เองและจำเป็นต้องให้บุคคลหรือหน่วยงานภายนอกดำเนินการในส่วนนี้แทน 6. รองรับการทำงานหรือเทคโนโลยีในอนาคต - องค์ควรพิจารณาซอฟต์แวร์ที่มีการเตรียมการสำหรับการเชื่อต่อกบระบบภายนอกได้ง่าย 7. ความสามารถของผู้ขายซอฟต์แวร์ - ประเมินความสามารถและศักยภาพของผุ้ขายโดยครอบคลุมด้านบริการหลังการขาย - สถานการณ์เงินและความเชื่อถือได้ของผลงาน - ผู้ขายหรือตัวแทนขายจะต้องได้รับสิทธิในการแก้ไขซอฟต์แวร์และมีซอสโค้ด (Source Code) ด้วย   ซอฟต์แวร์ ERP ในท้องตลาด IFS Applications MFG/PRO SSA Baan ERP5 my SAP ERP CONTROL Oracle People soft J.D. Edwards Bann กลุ่มที่ถือว่าเป็นผู้นำตลาด คือ SAP, Oracle, People soft, Bann และ J.D. Edwards   การขยายขีดความสามารถของระบบ ERP และระบบเครือข่ายอุตสาหกรรม การขยายขีดความสามารถของ ERP (Extended ERP) คือมีการขยายฟังก์ชันการทำงาน ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น 1) ระบบการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) 2) การบริหารห่วงโซ่อุปทาน (SCM) 3) การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) ฯลฯ ทำให้ ERP และซอฟต์แวร์เหล่านี้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้และเป็นการบูรณาการที่มี ERP เป็นฐาน นอกจากนั้นยังมีการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตและเว็บแอปพลิเคช่น (Web Application) เพื่อเชื่อมต่อระว่างกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจภายนอกองค์การ

ระบบสารสนเทศกับการเปลี่ยนแปลงองค์การ

- การเปลี่ยนแปลงระบบงานเดิมให้เป็นระบบงานอัตโนมัติ (Automation) การนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยทำให้พนักงานทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ลดความผิดพลาดของข้อมูล

- การเปลี่ยนแปลงระดับกระบวนการปฏิบัติงาน (Rationalization of Procedures) ระบบจะช่วยให้มองเห็นภาพของกระบวนการปฏิบัติงานเพื่อนำไปปรับปรุงระเบียบปฏิบัติเพื่อรองรับกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- การออกแบบระบบงานใหม่ (Business Process Reengineering: BPR) เป็นการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจให้ดีขึ้น และสามารถลดขั้นตอนในการทำงานซ้ำซ้อน

- การเปลี่ยนกระบวนทัศน์ (Paradigm Shifts) เป็นการเปลี่ยนแนวคิดในการดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับลูกค้า สินค้า การบริการ หรือรูปแบบการดำเนินธุรกิจโดยไม่ยึดกับกรอบแนวคิดเดิมๆ

 

กลยุทธ์

คือ แผนรวมขององค์การที่นำเอาข้อได้เปรียบและจุดเด่นในด้านต่างๆ มาใช้ประโยชน์เพื่อปรับลดจุดด้อย แสวงหาโอกาส และหลีกเลี่ยงอุปสรรค์ เพื่อให้องค์การอยู่รอด เติบโต และชนะคู่แข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด

 

ระดับกลยุทธ์

- กลยุทธ์ระดับบริษัทหรือองค์การ (Corporate Strategy) กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง ซึ่งให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในระยะยาว

- กลยุทธ์ระดับธุรกิจ (Business Unit Head) กำหนดโดยผู้บริหารหน่วยธุรกิจ ซึ่งให้ความสำคัญกับการแข่งขันของหน่วยธุรกิจ

- กลยุทธ์ระดับหน้าที่ (Functional Strategy) กำหนดโดยหัวหน้าหน่วยงาน โดยสนับสนุนและสอดคลองกับกลยุทธ์ระดับธุรกิจและระดับองค์การ

 

กระบวนการจัดการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management Process)

1. การวิเคราะห์สภาพแวดล้อม (Environment Analysis) หรือเรียกว่า การวิเคราะห์สวอท เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ

- สิ่งแวดล้อมภายนอก เกี่ยวกับ อุปสรรค์ และ อุปสรรค์ ได้แก่ 1) การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั่วไป เช่น ปัจจัยทางการเมือง เทคโนโยยี สังคม เศรษฐกิจ 2) การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมในการดำเนินงาน เช่น รัฐบาล ชุมชน ผู้ขาย วัตถุดิบ คู่แข่งขัน ลูกค้า

- สิ่งแวดล้อมภายใน เกี่ยวกับ จุดแข็ง และจุดอ่อนภายในองค์การ เช่น การเงิน การตลาด การผลิต การดำเนินงาน การวิจัยและพัฒนา ฯลฯ

2. การกำหนดกลยุทธ์ (Strategy Formulation) นำเป้าหมายและข้อมูลจากการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมมากำหนดทิศทาง แนวทาง กรอบความคิด

3. การนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ (Strategy Implementation) เป็นขั้นตอนที่สำคัญของการจัดการเชิงกลยุทธ์ เป็นการนำแผนที่กำหนดไปปฏิบัติให้บรรลุผลสำเร็จ

4. การควบคุมกลยุทธ์ (Strategy Control) เป็นการกำหนดเกณฑ์และมาตรฐานเพื่อเป็นแนวทางในการวัดเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับมาตรฐานที่กำหนดไว้

 

ความหมายของระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

คือระบบสารสนเทศใดๆ ที่ช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันหรือลดความเสียเปรียบให้กับองค์การ

 

กรอบแนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

โมเดลแรงพลักดันในการแข่งขันของพอร์เตอร์ (Porter’s Competitive Force Model)

1. อุปสรรค์จากผู้แข่งขันรายใหม่ที่เข้าสู่ตลาด (Threat of Entry of New Competitors)

2. อำนาจการต่อรองของผู้ขายปัจจัยการผลิต (Bargaining Power of Suppliers)

3. อำนาจการต่อรองของผู้ซื้อหรือลูกค้า (Bargaining Power of Buyers/Customers)

4. การแข่งขันระหว่างกิจการต่างๆ ในอุตสาหกรรม (Rivalry among Existing

Competitors)

5. อุปสรรคที่เกิดจากสินค้าหรือบริการทดแทน (Threat of Substitute Products/services)

 

พอร์เตอร์ได้เสนอกลยุทธ์ในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

1. กลยุทธ์ในการเป็นผู้นำด้านราคา (Cost Leadership Strategy)

2. กลยุทธ์สร้างความแตกต่าง (Differentiation Strategy)

3. กลยุทธ์เน้นกลุ่มเป้าหมาย (Focus Strategy)

 

กรอบแนวคิดของไวส์แมน (Wiseman)

1. กลยุทธ์สร้างความแตกต่าง (Differentiation)

2. กลยุทธ์ด้านราคา (Cost)

3. กลยุทธ์ด้านนวัตกรรม (Innovation)

4. กลยุทธ์ด้านการเจริญเติบโต (Growth)

5. กลยุทธ์ด้านพันธมิตร (Alliance)

 

โมเดลห่วงโซ่คุณค่า (Value Chain Model)

1. กิจกรรมหลัก (Primary Activities) ได้แก่

- การลำเลียงเข้า (Inbound Logistics) เช่น การรับ การเก็บรักษาวัตถุดิบ และการจัดการปัจจัยนำเข้า

- การดำเนินงานหรือการผลิต (Operations) เป็นกิจกรรมในการแปลงวัตถุดิบให้เป็นสินค้าหรือบริการ ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

- การลำเลียงออก (Outbound Logistics) เป็นกิจกรรมในการลำเลียงส่งสินค้าที่ผลิตแล้วออกสู่ตลาด

- การตลาดและการขาย (Marketing and Sales) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมการขาย ช่องทางการจำหน่าย การกำหนดราคาและส่วนประสมผลิตภัณฑ์

- การบริการ (Service) เกี่ยวกับการให้บริการลูกค้า เช่น การติดตั้ง การฝึกอบรม การบำรุงรักษา

2. กิจกรรมสนับสนุน (Support Activities) ได้แก่

- โครงสร้างพื้นฐานของบริษัท (Firm Infrastructure) เป็นกิจกรรมเกี่ยวกับการเงิน การบัญชี การจัดการทั่วไป กฎหมาย และระบบข้อมูล

- การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management) กิจกรรมด้านการจัดหา การคัดเลือก การฝึกอบรมและพัฒนา การยกระดับความรู้ทักษะ

- การพัฒนาเทคโนโลยี (Technology Management) เกี่ยวข้องกับงานด้านวิจัยและพัฒนา

- การจัดหา (Procurement) เกี่ยวข้องกับการซื้อปัจจัยการผลิต เช่น วัตถุดิบ อุปกรณ์ เครื่องจักร วัสดุสิ้นเปลือง รวมถึงอาคารและปัจจัยผลิตอื่นๆที่ใช้ในกระบวนการผลิต

 

ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ต่อการแข่งขัน

1. การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างอุตสาหกรรม

2. การใช้ไอทีช่วยให้มีการดำเนินงานที่ดีเหนือคู่แข่งขัน

3. การใช้ไอทีในการสร้างธุรกิจใหม่

 

ความสัมพันธ์ระหว่างแผนกลยุทธ์ธุรกิจและแผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ

แผนกลยุทธ์ธุรกิจเป็นแนวทางในการกำหนดทิศทางของแผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ ในขณะที่แผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องชี้ทิศทางแผนการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ ทั้งนี้แผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศจะเน้นถึงความต้องการสารสนเทศขององค์การและถูกกำหนดให้มีทิศทางที่สอดคล้องและสนับสนุนกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์การ ตลอดจนตอบสนองต่อความต้องการและเป้าหมายของธุรกิจ